“كيفية المشاركة في المعارض” استفد لأقصى حد من مشاركتك!

خطط لمشاركتك على ثلاث مراحل 
• التحضير للمعرض
• أثناء المعرض
• المتابعة بعد المعرض

1. اختر المعرض المناسب لشركتك

اختر معرضاً يتناسب مع شركتك وخطوط منتجاتك.
• هل تفضل معرضاً متخصصاً أم عاماً؟
• هل تفضل الزوار التجاريين فقط؟

2. حدد أهدافاً واضحة

حدد أهدافاً قابلة للقياس وواضحة، مثل:
زيادة حجم المبيعات، الترويج لمنتجات أو خدمات جديدة،
التعرف على عملاء جدد، الحصول على وكالات جديدة، دخول أسواق جديدة، مقابلة جهات اتصال مؤهلة جديدة، إيجاد موزعين جدد، تحديد مواعيد جديدة، إلخ.

3. خطط لجناحك بما يتماشى مع أهدافك

حدد مسبقاً موقع وتصميم جناحك.
• ما هي المنتجات التي سيتم عرضها؟
• من هم الموظفون الذين سيعملون في الجناح؟
• هل تحتاج إلى موظفين تقنيين لشرح مواصفات المنتجات؟

كجزء من جهودنا المستمرة لدعم عملائنا، يسر المجموعة العربية للمعارض والمؤتمرات أن تقدم لكم خطوات تساعد في جعل تجربتكم مربحة وفعالة قدر الإمكان.

هذه الخطوات والإجراءات تُعد معايير معترف بها دولياً، ويُمارسها العارضون حول العالم، كما توصي بها جمعيات عالمية كبرى في مجال المعارض والفعاليات التجارية.

أثناء المعرض

1. قدّم إحاطة يومية لفريق العمل

بعد اختيار الموظفين الذين سيتواجدون في الجناح، من المهم مراجعة الأهداف والأدوار لكل عضو يومياً، وتقييم أداء الأيام السابقة.
أبلغهم بأي اجتماعات مجدولة أو جهات اتصال خاصة يجب أن يكونوا على علم بها للتعامل معها بشكل مناسب.

2. ركّز على أهدافك الأساسية

حدد من هم الأشخاص المستهدفون الرئيسيون (مديرو الإنتاج، المدراء التنفيذيون، الموزعون، إلخ)، ووجّه فريقك للتركيز عليهم.

3. اقضِ وقتاً مناسباً مع الزوار

• ابحث عن الأشخاص المناسبين واقضِ معهم الوقت المناسب.
• لا تقضِ وقتاً طويلاً مع زبون محتمل على حساب آخرين.
• لا تقضِ وقتاً قصيراً جداً بحيث لا تحقق نتائج كالحصول على موعد أو بيانات اتصال.
• اعتذر بلطف من الأشخاص غير المناسبين، واشرح لهم باختصار أنكم لا تشتركون في نفس الاهتمامات.

4. أعلم عملاءك وموزعيك قبل المعرض

تواصل مع عملائك، موزعيك، وكلائك، وغيرهم قبل المعرض. أعلمهم بوجودك، فعالياتك، وعروضك الخاصة في المعرض.
اطلب منهم نشر الخبر أيضاً لعملائهم!

5. العلاقات العامة، والإعلانات، والرعاية قبل المعرض

خصص ميزانية مناسبة لحملة علاقات عامة وإعلانات، وابحث عن فرص رعاية مناسبة. يمكنك أيضاً الإعلان في الدليل الرسمي للمعرض.
هذا سيساعد على الترويج لمشاركتك أو لأي فعاليات خاصة ستُقام أثناء المعرض.

6. درّب فريقك

تأكد من أن كل عضو في الفريق يفهم أهداف المشاركة، وعلى دراية تامة بمنتجات وخدمات الشركة.
يجب تدريبهم على التعرف على العملاء المحتملين والتواصل معهم بفعالية.
يجب أن يكون لكل شخص في الجناح دور محدد يساهم في تحقيق الأهداف العامة.
“حافظ على حماسهم!”

7. استخدم الإنترنت للترويج لمشاركتك في المعرض

• استخدم وسائل الإعلام الإلكترونية للترويج لنفسك.
• استخدم موقع شركتك أو موقع المعرض للإعلان عن مشاركتك.
• تحقق مما إذا كان يمكن لموقع المعرض توفير روابط لموقعك.

بعد المعرض

“نتمنى لكم مشاركة ناجحة ومثمرة في المعرض!”

1. اجتمع مع الفريق بعد العودة للعمل

• في أول يوم عمل بعد المعرض، اجتمع مع فريقك واشكرهم على مشاركتهم، ثم قيّم أداء الشركة في المعرض.
• هل هناك اقتراحات للمستقبل؟

2. قارن النتائج بالأهداف التي حددتها مسبقاً

3. تابع كل جهات الاتصال التي حصلت عليها

يجب أن يحصل كل زائر لجناحك على متابعة في الوقت المناسب. صنّف جهات الاتصال حسب الأولوية لتحديد نوع المتابعة، والتي قد تكون:
رسالة شكر بسيطة، مكالمة هاتفية، أو تحديد موعد.

4. تابع جميع البيانات الصحفية

اتصل بجميع الصحفيين أو المحررين الذين تواصلت معهم خلال المعرض، وشاركهم بتجربتك ونجاحاتك، واسألهم إن كانوا بحاجة إلى معلومات إضافية.
هذا قد يضمن لك ظهوراً قوياً في تقارير ما بعد المعرض التي تُقرأ من قبل الآلاف.

5. إذا حققت أهدافك، احجز مكانك للعام القادم!

6. اكسب تغطية إعلامية

• ادعُ صحفيين مهمين لزيارة جناحك.
• حضّر ملفاً إعلامياً يحتوي على بيان صحفي عن مشاركتك، تصريحات من موظفين مهمين، شعار الشركة، وبعض الصور لمنتجاتك المعروضة.
• نسّق مع المكتب الصحفي للمنظمين لتوزيع الملف الإعلامي بوسائل متعددة.

7. اجعل كل شيء مهنياً وابتعد عن الأحاديث غير الضرورية — كل دقيقة مهمة!